Wie kontrolliert das System die Fristeinhaltung für eine E-Learning Lektion?

SIWAKO überwacht automatisch, ob eingeladene Personen eine E-Learning-Lektion innerhalb der vorgegebenen Frist absolvieren. Wird die Frist überschritten, werden entsprechende Folgeaktionen ausgelöst (z. B. Mahnung, Info an Vorgesetzte).

Ablauf der Fristenkontrolle

1. Das System überprüft täglich alle offenen Einladungen.

2. Bei jeder Einladung wird geprüft:

   • Ist die Lektion bereits abgeschlossen?

   • Ist die gesetzte Frist überschritten?

3. Wenn die Frist verstrichen ist und keine Absolvierung erfolgt ist:

   • Wird automatisch eine Mahnung vorbereitet

   • Optional wird die vorgesetzte Person informiert

   • Die Frist kann automatisch verlängert werden (wenn aktiviert)

4. Alle Aktionen werden im Systemprotokoll erfasst.

Hinweise

• Die Fristenkontrolle läuft vollständig automatisiert im Hintergrund.

• Die tägliche Ausführung erfolgt standardmässig nachts (konfigurierbar).

• In der Lektionenübersicht kann der aktuelle Status aller eingeladenen Personen eingesehen werden.

Das folgende Diagramm zeigt den Prüfprozess der Fristeinhaltung:

Um ein sauberes Workflow-Management zu erhalten werden folgende Zustände als "Status" definiert:

Die Betrifft die Mischtabelle E-Learning-Personal resp. deren Lektionen welche ein Mensch absolvieren sollte.

Das Feld Status wird beim Aufruf berechnet 

Fall 1:

Die E-Learning Lektion ist erstellt und alle Fragen bereit. Personen wurde bereits zugewiesen

 

Was	Definition
E-Learning	IstAktiv = Wahr
Teilnehmer	Vorhanden
Einladung	noch nicht gesendet
E-Learning-Personal hat Status	Neu
Workflow	TeilnehmerEinladen()

Fall 2:

Person hat Einladung erhalten aber die Lektion noch nicht absolviert

 

Was	Definition
E-Learning	IstAktiv = Wahr
Teilnehmer	Vorhanden
Einladung	erfolgt
E-Learning-Personal hat Status	Eingeladen
Workflow	--

Fall 3:

Person hat die Lektion erfolgreich bestanden und ist innerhalb der Gültigkeit

 

Was	Definition
E-Learning	IstAktiv = Wahr
Teilnehmer	Ist Eingeladen
Frist	Ist eingehalten
E-Learning Lektion absolviert	Ja
E-Learning-Personal hat Status	Bestanden
GültigBis	eingehalten

Fall 4:

Person hat die Lektion erfolgreich bestanden. Diese hat aber eine Wiederhol-Pflicht und die Gültigkeit läuft ab.

 

Was	Definition
E-Learning	IstAktiv = Wahr
Muss wiederholt werden	Feld [AutomatischeErinnerung] = Wahr
Workflow	AutomatischeErinnerungSenden() Trigger löst wie folgt aus Feld [DatBestanden] - [FristInTagen] >= Heute()
Teilnehmer	Ist Eingeladen
Frist	Neu gesetzt
E-Learning Lektion absolviert	Nein
E-Learning-Personal hat Status	Wiederholung

Nach erfolgreichen Bestehen kommt automatisch der Fall 3 --> Status = Gültig

Fall 5:

Person hat die Lektion erfolgreich bestanden. Diese hat aber eine Wiederholpflicht aber das E-Learning wurde mittlerweile deaktiviert

 

Was	Definition
E-Learning	IstAktiv = Falsch
Muss wiederholt werden	Feld [AutomatischeErinnerung] = Wahr
Workflow	--
Teilnehmer	Ist Eingeladen
Frist	Neu gesetzt
E-Learning Lektion absolviert	Nein
E-Learning-Personal hat Status	Beendet

Fall 6:

Person hat die Lektion nicht absolviert und Frist 1 verpasst 

 

Was	Definition
E-Learning	IstAktiv = Wahr
Teilnehmer	Ist Eingeladen
Frist 1	Ist verpasst
E-Learning Lektion absolviert	Nein
Workflow	TeilnehmerMahnungSenden() Frist wird neu gesetzt.
E-Learning-Personal hat Status	Muss gemahnt werden

Fall 7:

Person hat die Lektion nicht absolviert und Frist 2 verpasst 

 

Was	Definition
E-Learning	IstAktiv = Wahr
Teilnehmer	Ist Eingeladen
Frist 2	Ist verpasst
E-Learning Lektion absolviert	Nein
Workflow	TeilnehmerMahnungSenden()
Eskalation	ChefEskalationsInfoSenden()
E-Learning-Personal hat Status	Muss nochmal gemahnt werden

Diagramm